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Während der #coronavirus #homeoffice Zeit brauchen Teams mehr denn je verlässliche Kanäle für die Online-Kommunikation. Das betrifft nicht nur Unternehmen, sondern auch Vereine, Initiativen, Elterngruppen und Schulklassen. Doch schon an den ersten Tagen im Ausnahmezustand zeigt sich: Die online-Zusammenarbeit aus dem #homeoffice hat ihre Tücken. Die Netze und Server sind überlastet, auf das digital vernetzte Miteinander sind viele nicht vorbereitet. Während Videokonferenzen für manche längst ganz selbstverständlich zum Alltag gehören, sind sie für andere Neuland und sorgen für viel Frustration. Deshalb kommt hier unsere Checkliste für gelingende Online-Kommunikation (Version 1.0, wird in den nächsten Tagen und Wochen laufend erweitert)

1.) Toolauswahl: 

  • Video- oder Telefonkonferenz? Anlassbezogen prüfen, ob eine Videokonferenz wirklich nötig ist. Meistens reicht eine einfache Telefonkonferenz aus.
  • Zugang für alle: Bei Telefonkonferenzen darauf achten, ob es internationale Einwahlnummern gibt und ob bei Einwahl aus dem Ausland oder mobil Kosten entstehen.
  • Für eine Videokoferenz zuerst die technischen Voraussetzungen bei den Teilnehmern klären: Welche Tools und Programme sind bereits bei allen installiert und können genutzt werden? Welche sind bei allen installierbar, welche nicht? (Achtung: Manche Tools funktionieren nicht auf allen Endgeräten!)
  • Messenger bzw. Chat-Kanal: Gerade wenn es um regelmäßige Zusammenarbeit und Absprachen geht, lohnt sich ein Chat zum schnellen gegenseitigen Teilen von Infos, Links oder Dateien – zwischen den Konferenzen, aber auch währenddessen. Die meisten Videokonferenz-Lösungen haben einen Chat integriert, oft ist er etwas versteckt. Wenn Teilnehmende per Telefon dabei sind, empfehlen wir eher eine eigenständige Chat-Lösung parallel zu verwenden, die bei allen installiert ist oder browserbasiert auf jedem Computer funktioniert.
  • Protokoll mitdenken. Am besten eignet sich ein vorbereitetes Etherpad, in dem die Agenda und Tagesordnung bereits eingetragen ist. Teilt den Etherpad-Link direkt in dem gewählten Chat-Kanal (oder beides in einer Termineinladung im Kalender), dann sind alle Teilnehmenden von vorneherein in beidem „drin“ und können live mitlesen und ins Protokoll schreiben. 

Pro-Tipp: je Team eine Tool-Hierarchie festlegen, um bei technischen Komplikationen ohne lange Diskussion in definierter Reihenfolge auf ein anderes Tool zu wechseln (ein interaktives Online-Template wäre ideal, meistens genügt eine einfache Liste). Denn aufgrund der massiv gestiegenen Auslastung seit dem Corona-Lockdown funktionieren nie alle Tools zu jeder Zeit für alle verlässlich. Mindestens einen Plan B sollte man immer bereithalten. Daher lohnt es sich, vorab für sich oder gemeinsam im Team zu klären: Was ist unsere Standardlösung? Welche Tools kommen nacheinander in welcher Reihenfolge zum Einsatz, falls eines mal nicht funktioniert? 

2.) Umgang mit der Technik

  • Stabile Internetverbindung sicherstellen: Wenn möglich Gerät per LAN-Verbindung anschließen. Bei WLAN-Verbindung auf ausreichend hohe Signalstärke und Datenvolumen achten. Ruhigen Ort mit wenig Störgeräuschen und gutem Empfang suchen und dort bleiben! Nicht mit dem Mobilgerät herumwandern, da sich sonst das Gerät immer neu einloggen muss und die Verbindung kurz unterbricht.
  • Datenmengen schlank halten! Mit Onlinekonferenzen ist es ähnlich wie im Straßenverkehr: Wenn alle Video nutzen, sind die Netze schnell überlastet und es kommt zum Stau. Audio reicht meistens aus und dann reicht das Netz für alle. Gerade in Peak-Zeiten gilt daher: Die Kamera deshalb standardmäßig ausschalten und wenn möglich die meiste Zeit ausgeschaltet lassen, um Bandbreite zu sparen. 
  • Hintergrund-Unschärfe aktivieren wenn vom Tool angeboten, denn das spart ebenfalls Bandbreite.
  • Wenn möglich, Headset benutzen! Vor dem ersten Einsatz am besten einmal privat ausprobieren.
  • Technikcheck vor dem Start: funktionieren Headset/Mikrofon und Kamera? Ist das WLAN Signal hier stark genug? Bei Video: bin ich gut erkennbar?

Pro-Tipp: Vor dem Start Cloud-Synchronisation anhalten (Dropbox, Google Backup, Nextcloud, ownCloud etc.) und alle laufenden Programme beenden, die Bandbreite beanspruchen (Videostreaming, Musik-/Audiostreaming, Hintergrund-Updates etc.)

3.) Verhaltenstipps

  • Muten, also das eigene Mikrofon ausschalten während andere sprechen, da Tippen und Hintergrundgeräusche oft Störungen und Unterbrechungen hervorrufen.
  • Bei Videokonferenzen ständiges Herumlaufen, Bewegung und Unruhe (auch im Hintergrund) vermeiden, denn jede Änderung im Bild ist Daten- und rechenintensiv für die Netze, Server und Grafikkarten. 
  • Pünktlich starten oder Verspätung melden, denn auch wenn viele online auf andere warten, erzeugt das unnötige Netz- und Serverlast.
  • Ausreden lassen, bzw. Gespräch moderieren: Spätestens ab 4 Teilnehmenden sollte eine Person dafür sorgen, dass alle nacheinander zur Sprache kommen und nicht gleichzeitig. Denn nichts stört eine Telko oder Videokonferenz mehr als wenn sich alle gegenseitig reinreden. Bei manchen Programmen ist es möglich, als Admin die anderen Teilnehmer*innen stummzuschalten. Das empfehlen wir aber nur bei größeren Runden und sollte vorher kurz angesagt werden.

Pro-Tipp: Am Anfang als Moderator*in einen „virtuellen Kreis“ für die Personen-Reihenfolge festlegen und die Personen immer in dieser Reihenfolge aufrufen. Wer zu einem Punkt gerade nichts zu sagen hat, gibt das Wort weiter. So fühlen sich alle gleichberechtigt gehört und die Stilleren werden nicht übergangen. Abzuwarten anstatt impulsiv loszuquatschen ist für viele anfangs ungewohnt, zahlt sich aber gerade in Online-Konferenzen sehr schnell aus, denn durch die achtsame Atmosphäre kommen alle schneller zu besseren Ergebnissen (das klappt übrigens auch bei physischen Treffen, z.B. mit einem Redegegenstand).

Und last but not least, hier unsere Top 5 Tool-Empfehlungen:

1. Telefonkonferenz: Wir nutzen am liebsten die Anbieter https://meetgreen.de/ und https://www.deutsche-telefonkonferenz.de/, da sie in Sachen Nachhaltigkeit, Datenschutz und Verbindungsqualität gut zu unseren Ansprüchen passen. In den vergangenen Tagen waren allerdings beide zeitweise überlastet (meetgreen hat seinen Gratis-Dienst inzwischen eingestellt), so dass es sich auch hier lohnt, ein paar Alternativen als Backup parat zu haben, wie z.B. https://www.freeconferencecall.com/de, https://www.talkyoo.net/de/ oder https://www.meebl.de/ 

2. Videokonferenz: Unser Favorit „fairmeeting“ https://fairmeeting.net erlaubt Video -und Audiokonferenzen auf fast jedem Browser (am zuverlässigsten auf Chrome), ein Programm oder Login ist dazu nicht nötig. Jede Konferenz bekommt eine eigene URL, ein optional nutzbares Passwort und Telefon-Einwahldaten, so dass sich alle von zuhause und unterwegs problemlos einklinken können. Fairmeeting ist Open Source und klimaverträglich gehostet von den tollen Menschen von Fairkom. Das „Original“ von fairmeeting heißt Jitsi https://meet.jit.si/ und kann eine nützliche Alternative sein, wenn die Server von fairmeeting zu stark ausgelastet sind (wie in diesen Tagen). Am stabilsten laufen beide auf Chrome. Von Jitsi gibt es außerdem eine App fürs Smartphone, die auch mit fairmeeting funktioniert. Am zuverlässigsten unter den (auch) kostenlos nutzbaren Services ist nach unserer Erfahrung der US-amerikanische Anbieter https://zoom.us/, der jetzt reichlich Zulauf bekommt und auf den wir selbst nur im Notfall zurückgreifen. Die Gratisversion erlaubt Konferenzen bis 40min, wer länger sprechen will, kann kurz vor Ende einen neuen Konferenzraum anlegen und mit allen dorthin umziehen. Dennoch sei erwähnt, dass Zoom aufgrund seiner Datenschutzerklärungen von zahlreichen Organisationen kritisiert wird. Wer Businessqualität braucht, auf maximalen Datenschutz Wert legt und bereit ist dafür etwas Geld auszugeben, ist mit https://wire.com/de/ besser bedient (Videokonferenz und Messenger in einem).

3. Messenger / Chat: Zu jeder Online-Konferenz sollte ein gemeinsamer Chat-Kanal festgelegt werden. Whats-App mag am weitesten verbreitet sein, wir können es aber nicht ruhigen Gewissens empfehlen. Datenschutzmäßig gehören neben wire https://wire.com/de/ auch Threema https://threema.ch/de/, Signal https://www.signal.org/de/ zu den herausragenden Optionen, die dürften aber bei vergleichsweise wenigen installiert oder bekannt sein. Telegram funktioniert unkompliziert auf Desktop und Mobilgeräten und hat inzwischen eine große und wachsende Nutzerbasis. Anders als die vorher genannten Messenger ist Telegram allerdings nicht standardmäßig verschlüsselt. Für kontinuerlich arbeitende und diverse Teams lohnt sich ein Multi-Channel Messenger wie Slack (Achtung, die Chat-Historie der Gratisversion ist hier zeitlich begrenzt). Wir bevorzugen die Open-Source Alternativen Riot / Matrix, Mattermost und Rocket.chat, die auf eigenen Servern installiert werden können. Um euch diesen Aufwand zu sparen, stellen wir mit https://wechange.de noch in diesem Jahr eine Rocket.chat Umgebung für unsere Nutzer*innen bereit.

4. (Ether-)Pad: Bei all unseren Telkos und Videokonferenzen haben wir parallel ein Etherpad, kurz: „Pad“ am Start, ein Online-Dokument, in dem alle gleichzeitig schreiben können. Den Link teilen wir vorab mit allen Teilnehmer*innen. Innerhalb unserer Teams nutzen wir dafür die Pads auf https://wechange.de, so bleiben sie in den Projekten und Gruppen auch später leicht auffindbar. Für spontan zusammengesetzte und heterogene Teams tun es auch offen zugängliche Pad-Server wie https://board.net/ oder die verschlüsselte Variante https://cryptpad.open-communication.net/

5. Cloud-Dateiablage: Bei festen Teams, die kontinuierlich zusammenarbeiten, lohnt sich eine gemeinsame Dateiablage, auf die alle jederzeit von überall zugreifen können. Neben den bekannten Konzernlösungen von Google, Dropbox & Co. werden auch die Open-Source-Alternativen immer besser. Wer sicher sein will, dass mit seinen Daten kein Missbrauch betrieben wird, aber nicht in der Lage ist ownCloud oder Nextcloud auf dem eigenen Server zu installieren, ist gut beraten zum Beispiel die Dateiablage der kostenlosen WECHANGE Projekte und Gruppen oder das faircloud Angebot unserer Freunde von Fairkom zu nutzen. Einen großen Fundus weiterer „guter“ Tools für alle, denen neben guter Bedienbarkeit auch Nachhaltigkeit und Datenschutz wichtig sind, findet ihr auf https://ethical.net/resources/.

Während halb Deutschland im #Corona Lockdown ist, arbeiten unsere Konzepter und Entwickler – natürlich online vernetzt – an neuen Features für WECHANGE. Zum Beispiel an einer nahtlosen Integration von Rocket.chat und Nextcloud in Projekten und Gruppen, so dass alles an einem Platz ist. Schon heute bietet WECHANGE viele weitere nützliche Funktionen für vernetzte Teams und ist komplett kostenlos – die Genossenschaft lebt von freiwilligen Nutzerbeiträgen. Empfehlt uns gerne weiter und schreibt uns Eure Erfahrungen und Anregungen an support@wechange.de.

Wir wünschen gutes Gelingen bei der Online-Zusammenarbeit und beim #PhysicalDistancing – mit guter #SocialConnection 🙂

19. März 2020 | CC-BY-SA 4.0 | wechange eG | LS