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Da die Funktionen der beiden Arbeitsbereiche nahezu identisch sind, stellt sich vor allem die Frage, was ihr abbilden möchtet. Wenn ihr ein einfaches Team – egal welcher Größe, aber ohne Untergliederungen – seid, ist ein Projekt in der Regel völlig ausreichend. Dieses könnt ihr direkt beim Erstellen oder später einer Gruppe zuordnen, müsst ihr jedoch nicht.

Anders ist es, wenn ihr eine komplexere Struktur aus einem übergeordneten Element mit mehreren Unter-Elementen abbilden möchtet, z. B. eine Organisation mit mehreren eigenständigen Themen- oder Aufgabenfeldern. In diesem Fall bietet es sich an, eine Gruppe für alle zu erstellen und die Unter-Elemente durch Projekte abzubilden. In den Projekten könnt ihr Inhalte erstellen, die nur für die Projektmitglieder und nicht für alle Mitglieder der übergeordneten Gruppe sichtbar sind. Zudem könnt ihr Nutzer*innen in ein Projekt einladen, die nicht Mitglied der Gruppe sind.

Andererseits könnt ihr komplexere Strukturen auch innerhalb einer Gruppe oder eines Projektes abbilden. Dies eignet sich, wenn die Inhalte der einzelnen Unter-Elemente (z. B. Themen- oder Aufgabenfelder) auch für alle anderen Mitglieder eurer Organisation sichtbar sein sollen. Zwecks Untergliederung innerhalb eurer Gruppe oder eurer Projektes könnt ihr in der Cloud oder in Pads und Dateien jeweils Unterordner erstellen. Auf Rocket.Chat könnt ihr innerhalb eures gemeinsamen Kanals mehrere Unter-Kanäle, sogenannte „Unterhaltungen“ anlegen. Somit bleibt alles zusammen, ist zwecks Übersichtlichkeit aber dennoch geordnet.