WECHANGE Tutorial: Veranstaltungen

Organisierst Du eine Konferenz mit Workshops und Seminaren, an der viele Leute dabei sein werden, um sich zu vernetzen? Die WECHANGE-Plattform kann Dir dabei helfen, sie zu organisieren und das Beste aus der Veranstaltung zu machen.

Erstelle zuerst ein Projekt. Unter „Alle Projekte“ klick auf „Projekt erstellen“ auf der linken Menüleiste. Hier kannst du den Namen und eine Beschreibung der Veranstaltung eingeben, ein Logo hochladen und andere Informationen hinzufügen, die vielleicht wichtig sind. Du kannst auch einen Link zu Deiner Webseite eingeben, relevante Stichwörter und einen Ort wählen, und dazu auswählen, wer das Projekt sehen kann. Wir empfehlen zwei Projekte zu erstellen – das eine für die interne Kommunikation innerhalb des Organisationsteams, das andere für die Kommunikation mit allen Teilnehmern.

Sobald Du ein Projekt erstellt hast, kannst Du seine Microsite bearbeiten. Die Microsite ist eine öffentlich zugängliche Seite, die alle sehen können, egal ob sie Mitglieder des Projekts sind oder nicht. Die Microsite ist das öffentliche Gesicht der Konferenz, Du kannst also Kontaktangaben hinzufügen, Nachrichten schreiben – zum Beispiel zu wichtigen Terminen oder der Anmeldungsfrist-,  und  die Microseite mit Deinen Twitter- oder Flickr-Konten verlinken.

Du kannst Konferenzteilnehmer*innen mit Klick auf „Leute einladen“ zum Projekt hinzufügen. Wenn sie schon auf der WECHANGE-Plattform registriert sind, kannst Du sie über das Drop-Down-Menü einladen. Wenn nicht, hast Du die Möglichkeit, eine Einladung mit einer persönlichen Nachricht an ihre E-Mail-Adresse zu schicken. Du kannst auch einen Link zu unserer FAQs und Tutorial-Seite mitschicken sodass sich die Teilnehmer*innen auf der Plattform orientieren können.

Die Funktion Ethercalc befindet sich auf dem Projektdashboard unter “Dokumente”.  Ethercalc ermöglicht das Herstellen von datensicheren Tabellen, gut geeignet zum Beispiel für Budgets oder den Überblick über die Anreise von verschiedenen Teilnehmer*innen.

Sobald der Termin für die Konferenz feststeht, kannst du eine Veranstaltung erstellen. Klicke auf “aktuelle Veranstaltungen” und dann auf das Datum, an dem du die Veranstaltung erstellen willst. Du kannst die Veranstaltung benennen, Beginn und Ende der Veranstaltung eintragen, sowie eine Beschreibung und den Ort angeben.

Wechange verfügt über eine Dateiablage, wo Du nützliche Dateien vor, während und nach der Veranstaltung hochladen kannst. Du kannst zum Beispiel das Veranstaltungsprogramm für die Teilnehmer*innen oder die Wegbeschreibungen zum Veranstaltungsort vor der Konferenz hochladen, während der Konferenz die Fotos, und danach die Präsentationen der Seminare. Falls Mitteilungen oder Kommentare der Teilnehmer*innen gesammelt werden sollen, kann das über die Etherpad  real –time Bearbeitungsfunktion gemacht werden. Klicke einfach auf “Dokumente”.

Im Projekt-Dashboard kannst Du die Mitglieder über alle wichtigen Informationen auf dem Laufenden halten, in dem Du Neuigkeiten erstellst.  Du kannst aktuelle Neuigkeiten auch im Wechange Forum bekanntgeben, und damit deine Veranstaltung mit allen registrierten Wechange-Mitgliedern teilen.

Die Wechange-Umfrage Funktion eignet sich gut zur Organisation von Informationen der Teilnehmenden, wie zum Beispiel Ernährungshinweisen. Du kannst eine Umfrage verfassen, indem du auf “Umfrage erstellen” klickst, eine Beschreibung eingibst und die Antwortoptionen auswählst. Jetzt können alle Projektmitglieder an der Umfrage teilnehmen und damit relevante Informationen an die Organisator*innen weitergeben.